(rubrique : SESAM-VITALE SCOR)
La fréquence de télétransmission à ne pas dépasser, est de 8 jours pour les factures réalisées en tiers-payant, et de 3 jours pour celles faites en hors tiers-payant (le client se fait rembourser). Idem en dégradé.
Certains opticiens télétransmettent dès qu'ils ont une facture sécurisée, d'autres tous les soirs avec SCOR.
Ceux qui n'ont pas SCOR attendent généralement d'en avoir plusieurs dans un même lot, afin de prendre moins de place sur l'impression du bordereau, puisque les factures adressées à un même organisme seront regroupées dans un même lot et donc sur la même page.
Dans tous les cas vous devez télétransmettre et actualiser régulièrement. Télétransmettre le soir et actualiser le matin est la pratique que nous recommandons.
Selon le paragraphe 3 de l'article 34 de la convention opticien, les caisses s'engagent à payer sour 5 jours ouvrés, en cas de tiers-payant et à compter de la réception de l'ARL positif et donc en mode de sécurisation SESAM_VITALE (pas DEGRADE)
L'ouverture se fait :
Il est possible d'avoir une fenêtre "Factures désynchronisées" qui s'affiche à l'ouverture du module, avec une ultime sécurisation à faire.
Voir : Facture désynchronisée à sécuriser dans les Envoi et Suivi SV
Fonctions / Télétransmission => le code porteur est demandé à l'écran
Cette fonction met en lots puis en fichiers puis télétransmet à la (ou les) organisme(s) destinataire(s).
La facture passe alors dans le Suivi des factures émises, sous-onglet "TP" si le tiers-payant a été fait, "Hors TP" sinon, pour permettre le suivi des retours de traitement des caisses AMO et/ou AMC.
Le bouton "Rechercher" permet d'afficher les factures selon les critères disponibles (date, n° de lot, de FSE, type FSE ou DRE, l'état de la facture et le mode de sécurisation) :
Les "RSP non rapprochés" en orange sont des retours dont le lien avec la facture n'a pas pu être établi par la caisse. Il faut donc chercher le rapprochement en suivant cette FAQ. La facture rapprochée apparaît ensuite dans le bon onglet ("TP" ou "Hors TP") et peut être suivie.
Avec la norme "RSP 580" qu'envoient les caisses d'assurance maladie, on distingue plusieurs états dans les retours :
En cours
Payé
Pointé (si vous la pointez ou que vous avez activé le pointage automatique)
Rejeté
En anomalie
Part AMC annulée
Cliquer sur une ligne pour voir s'afficher le "Détail Facture" :
Ici, il s'agit d'une FSE seule qui contient deux parts AMO et AMC (donc une gestion unique), dans le cadre d'une C2S. Les deux parts sont payées et l'onglet "Paiement" affiche les informations sur la même ligne.
Chaque part télétransmise (AMO et AMC) peut recevoir un état différent.
Les états pour les parts AMO et AMC sont :
En attente d'un RSPPayéPointé (si vous la pointez ou que vous avez activé le pointage automatique)Différé = le motif du différé sera affiché dans l'onglet "Différé". Ce sont des factures mises en attente avant traitement au niveau de la caisse. Un autre RSP (de paiement ou de rejet) sera ensuite retourné par la caisse. Rejeté = le libellé du rejet sera affiché dans l'onglet "Rejet". Il faudra recycler la facture.En anomalie = si le montant payé est différent du montant attenduPart AMC annulée = si une DRE d'annulation a été demandée. Voir la procédure ici.
Cliquer sur Actualiser régulièrement afin de mettre à jour l'état des factures et vérifier si vous avez été payé
En bleu.
La facture est d'abord envoyée avec l'état "expédié". A la télétransmission suivante ou si vous actualisez, si la facture reçoit l'état technique "ARL positif (ARL+)" cela signifie que l'organisme destinataire a bien reçu le fichier. Valable uniquement pour le mode de sécurisation "SESAM-VITALE".
En "DEGRADE", il est possible de recevoir l'état "Acquitté", dans les 48h suivant la télétransmission et un "RSP" ensuite, ou directement le "RSP".
La DRE reçoit un ARL+, quelque soit le mode de sécurisation.
| ARL positif : Accusé de Réception Logique indiquant que le fichier est conforme et va être traité (mais ne signifiant pas forcément qu'il va être payé. Seul le RSP permet de le savoir). |
Seule la réception d’un ARL positif, en mode SESAM_VITALE uniquement, vous décharge de votre responsabilité de vérification du traitement d’un lot.
Tous les autres cas, réception de message de service négatif ou absence de réception d’un ARL positif (comme ACQUITTE), doivent être pris en charge.
Les lots en ARL négatif apparaissent dans l'onglet "A traiter". Une action de votre part est obligatoire pour que la facture parte. Détail dans cette FAQ : Lots à traiter dans les envois SV
L'ARL+ est généralement le dernier état d'un lot envoyé sans tiers-payant ("Hors TP" ou "HTP"). Pas de RSP. Vous ne pouvez donc pas savoir quand votre client sera remboursé. Les lots en HTP se classent dans l'onglet "Hors TP".
L'état général de la facture passe à "Payé", en vert, lorsque les deux parts télétransmises dans la facture ont reçu un RSP de paiement.
| RSP : Rejet, Signalement, Paiement. C'est le retour de traitement de la facture. Il vous informe du paiement, ou du rejet, ou vous signale simplement un traitement n'étant pas un rejet. Il contient les références du virement bancaire et la date comptable. |
Exemple d'une FSE avec une C2S (en gestion unique) : un seul RSP est arrivé pour les 2 parts, une seule ligne apparaît dans le détail du paiement en bas, avec la part AMO à gauche et la part AMC à droite.
Le paiement a eu lieu 2 jours après la télétransmission.
Exemple d'une FSE avec une DRE (gestion séparée) et les deux RSP de paiement sont arrivés séparément : il y a deux lignes dans l'onglet "Paiement", une pour chaque part. La part AMC est arrivée avant la part AMO. 2 jours après la télétransmission pour la part AMC, 3 jours pour la part AMO.
Si vous avez activé le pointage automatique, l'état "Payé" en vert passe directement à l'état "Pointé" en jaune. Les paiements dans le détail restent visibles.
Dès qu'une des parts AMO ou AMC est rejetée, l'état général de la facture est rejeté en rouge.
Si l'une des parts est payée et l'autre rejetée, il faut aller voir le détail du rejet :
Ici le rejet se porte sur les 3 codes prestation M03, VU1, VU2 (3 lignes dans le détail du rejet pour la même cause : la date de prescription)
Il faut alors recycler le dossier via la procédure expliquée ci-dessous. Si cela ne concerne que la DRE, vous ne pourrez refaire que la DRE seule.
voir : Re-télétransmettre un dossier suite à un rejet en Sesam-Vitale (recycler)
Il peut aussi y avoir des régularisations avec des sommes retenues ou payées, suite à plusieurs traitements sur plusieurs jours, créant, parfois, mais pas toujours, un état "En anomalie" en orange :
Exemple 1, la régularisation permet le paiement de la part CMU/C2S :
Exemple 2, la régularisation n'équilibre pas les sommes attendues / perçues créant une anomalie.
Il faut s'adresser directement à la caisse émettrice pour connaître les raisons de ces virements en anomalie.
Pour imprimer le bordereau à envoyer à votre CPAM, avec les ordonnances, récapitulant vos envois sur une période, voir :
Impression du bordereau récapitulatif des ordonnances en SESAM-Vitale sans SCOR
Ce bordereau n'est plus nécessaire avec SCOR, sauf si, exceptionnellement, le mode de secours "collecte papier" devait être utilisé, ou si la réception d'un ARL négatif sur un lot vous oblige à envoyer les factures et PJ de ce lot par papier.
Voir : SCOR : Joindre un document et le télétransmettre et Lots à traiter dans les envois SV.
Des retenues ponctuelles peuvent vous être envoyées, ainsi que des paiements forfaitaires (exemple la rétribution à la télétransmission et Scor de 390 €/an). Elles apparaissent dans l'onglet "Opérations ponctuelles".
Voir : Envoi et Suivi SV : Les opérations ponctuelles
Le pointage des RSP de paiement reçus s'effectue dans Assurance Maladie / Pointage virements. Il est également possible de les automatiser.
Le pointage de tous les tiers-payants réalisés, y compris en hors SV, ou si vous n'avez pas reçu de RSP, s'effectue dans Assurance Maladie / Pointage manuel.
Autre méthode, ponctuellement :
Si vous ne recevez pas de RSP mais que l'organisme vous dit de réenvoyer, il faut normalement envoyer le duplicata papier de la feuille de soin.
La procédure de recyclage indiquée plus haut ne sert qu'aux rejets.
Si vous souhaitez voir le numéro de lot ou la date de télétransmission, cliquez sur l'entête de colonne "+" tout à droite :
Vous avez accès au numéro de lot de la FSE (chiffres), le numéro de lot de la DRE (lettres), les dates de lot (normalement il s'agit de la même date pour le lot de FSE et le lot de DRE) :
Les lots émis, quelque soit leur état, doivent être conservés 90 jours minimum. C'est la raison pour laquelle, la date affichée, en haut à gauche ("A partir du"), revient 3 mois en arrière : Vous voyez ainsi toujours, les 90 derniers jours de lots envoyés.
Il n'y a pas d'archivage dans Ivoirnet. Si vous devez consulter des lots envoyés avant cette période de 90 jours, vous pouvez changer la date :
Voir aussi :
